¿Y Dónde Instalo mi Almacén? | Amintore Confalonieri

 

 

Introducción

En el contexto actual de los negocios internacionales marcados notablemente por la globalización, la competencia ha dejado de ser un tema exclusivo de las empresas o marcas, por el contrario, la verdadera competencia hoy día se da entre las Cadenas de Suministro. En este sentido, para cualquier organización que desee desarrollar una verdadera ventaja competitiva su actividad central debe ser maximizar la eficiencia de su Cadena de Suministro y uno de los pilares fundamentales de ella es la ubicación estratégica del almacén y/o centro de distribución con la finalidad de optimizar la rotación de inventario y reducir los costos totales de la operación logística.

Elegir la adecuada ubicación del almacén puede ser la diferencia en cuanto a cuan efectiva, eficiente y rentable puede ser una organización. Rentar o adquirir un almacén es una decisión que requiere un análisis riguroso y bien tomada puede potenciar la habilidad competitiva de la organización maximizando la experiencia del cliente. La ubicación estratégica del almacén o CEDIS puede minimizar los costos de transporte y los tiempos de delivery (inbound / outbound) permitiendo a la vez un control de inventario mas sencillo incrementando la calidad del servicio.

El Almacén y/o CEDIS debe estar geográficamente ubicado en las cercanías de sus canales de distribución a fin de poder sustentar las estrategias corporativas, mantener la continuidad de la operación y minimizar el costo total de recibir, almacenar y transportar inventario desde los proveedores hacia el centro de manufactura o desde la organización hacia centros de distribución, retailers y clientes. El proceso de selección para su ubicación geográfica es una decisión de larga duración que debe ir completamente alineada con la estrategia del negocio y planes de expansión, etc.

El Planteamiento del Problema & Definición de Criterios

Definir la ubicación geográfica optima para la ubicación del almacén o CEDIS implica la consideración de numerosas variables cuantitativas y cualitativas; dentro de las variables cuantitativas una de las mas importantes es la cantidad de Kg x Kilómetros se movilizarán entre el centro y los clientes, mientras que, las variables cualitativas están ligadas a factores políticos, ambientales, gubernamentales, culturales y otros atributos propios de la función logística que afectan la calidad y eficiencia de la operación de almacenaje. Dicho lo anterior, el correcto planteamiento del problema a resolver es el primer paso en la toma de decisión sobre la ubicación y ello pasa por la respuesta de las siguientes interrogantes:

¿Debe la ubicación geográfica del almacén minimizar los costos de transporte inbound, outbound o ambos?

 

¿Son los parámetros de servicio la variable de mayor importancia con respecto a los costos de operación?

 

Posteriormente debemos establecer los criterios bajo los cuales será tomada la decisión:

 

¿Cuáles son los factores cualitativos y cuantitativos a evaluar?

¿Como serán priorizadas y sopesadas cada una de las variables?

¿Cual será en método utilizado para la toma de decisión?

Desarrollo del Perfil de Demanda

Una correcta estimación y desarrollo del perfil de demanda permitirá optimizar las operaciones logísticas de la organización mejorando la experiencia del cliente y reduciendo considerablemente los costos de operación. Para lograr establecerlo de forma exitosa es necesario ubicar geográficamente los puntos de distribución en conjunto con sus respectivos volúmenes recordando que esta actividad va mucho mas allá de los históricos de venta pues la inversión en un nuevo almacén o CEDIS es un compromiso de largo plazo que exige la consideración del crecimiento del negocio en términos de participación de mercado, perfiles de los clientes y cambios propios en el volumen de ventas.

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Almacenaje Estratégico

Aproximadamente el 20 – 30% de los costos logísticos de una organización provienen de la función del almacén, por tanto, representan un alto porcentaje de los costos totales y afectan considerablemente a las finanzas de la organización. De igual forma, el almacén puede proporcionar grandes beneficios a la Cadena de Suministro y por ello es crucial mantener niveles óptimos de inventario.

Como he mencionado anteriormente, el proceso de almacenaje es estratégico y depende de la naturaleza del negocio; por ejemplo, para una organización que únicamente se dedica a la comercialización de productos terminados y cuyo objetivo principal es la reducción de costos la tercerización de la operación de almacenaje con proveedores 3PL es una solución muy efectiva.

Funciones del Almacén

Equilibrio entre Suministro y Demanda

Si pensamos en Suministro y Demanda nos podemos encontrar con tres posibles escenarios: a) Demanda Fluctuante, por ejemplo a causas de temporadas; en esta situación cumplir con los tiempos necesarios a través del modelo JiT es prácticamente imposible y la solución pasa por mantener las cantidades mínimas de inventario de reserva en el almacén b) Suministro Fluctuante, caso común en aquellas organizaciones que paralizan sus actividades en determinadas fechas festivas. Ante esta situación el almacén vuelve a jugar un rol fundamental a través de los inventarios mínimos, y por último c) Suministro y Demanda no dependen de temporadas, pero no están totalmente alineadas; nuevamente el almacén es clave mediante el inventario de reserva a fin de poder cubrir variaciones en la estimación inicial.

Experiencia del Cliente

Dejando a un lado la calidad del producto, cuando el cliente experimenta altos niveles de servicio es sencillamente porque los tiempos de respuesta y envío son sumamente cortos. Dicho de otra forma, la disponibilidad en inventario es primordial para poder maximizar la experiencia del cliente.

Reducción de Costos por Unidad y Valor Agregado

A través de la función del almacén una organización puede reducir costos en otros puntos de la Cadena de Suministro mediante economías de escala o volúmenes; por ejemplo, es posible obtener mejores precios desde el área de Compras / Abastecimientos e incluso mejores precios en términos de transporte.

Optimización de Costos

El capital invertido en el inventario causa “pérdidas” en el ingreso por el costo de oportunidad de poder utilizar los mismos recursos en otra inversión similar con un rendimiento mayor. Adicionalmente, los productos en inventario causan costos por impuestos, seguros, mano de obra perteneciente al almacén y a funciones relacionadas, costos por el uso de las instalaciones, así como, costos por riesgos.

Dicho lo anterior, las organizaciones buscan en la medida de lo posible mantener sus niveles de inventario tan bajos como sea posible con la finalidad de reducir las inversiones de capital y sus costos asociados. Para ello, la estimacion de la demanda juega un papel muy importante con la única finalidad de hacer que los niveles de inventario satisfagan la demanda real de la forma mas precisa posible.

Sincronización de Objetivos

Para algunas organizaciones la función de almacenaje y distribución no forman parte de su core business y por tanto su tercerización toma sentido, no obstante, tercerizadas o no, dichas funciones deben estar perfectamente alineadas con los objetivos y estrategias de la organización a fin de alcanzar y exceder, en la medida de lo posible, el nivel de servicio.

Los objetivos tradicionales del almacén pueden resumirse en niveles óptimos de servicio, buena velocidad de respuesta y bajos costos, sin embargo, en el entorno actual de negocios donde la competencia se centra entre las Cadenas de Suministro los objetivos del almacén están orientados al valor agregado: eficiencia, utilización de recursos y experiencia del cliente.

En definitiva, el almacenaje estratégico esta relacionado con maximizar la experiencia del cliente, reducir los costos por unidad y con mantener una alineación optima respecto a los objetivos de la organización.

 

Localización Geográfica del Almacén o Centro de Distribución

En una Cadena de Suministro meticulosamente planificada la adecuada ubicación del almacén es una tarea fundamental. Mientras otras actividades o situaciones relacionadas con la Cadena de Suministro pueden ser resueltas en tiempos cortos y razonables la ubicación geográfica es una decisión que permanecerá por un largo plazo.

Al igual que las demás variables del proceso de almacenamiento, la ubicación estratégica del almacén debe ser realizada al mínimo costo posible y con el nivel mas alto de servicio al cliente. Es de suma importancia considerar que cuando el proceso de ubicación geográfica se refiere a un (1) almacén la decisión esta prácticamente subordinada a la reducción de los costos de transporte inbound, outbound o ambos.

El proceso de decisión tiene varias etapas:

a) Identificación del Problema,

b) Definición de Criterios de Evaluación,

c) Selección del Método de Modelaje

d) Desarrollo de Alternativas,

e) Evaluación de Alternativas y Selección.

Antes de mencionar algunos métodos de modelaje debemos considerar los diversos factores deben analizarse para la toma de decisión en cuanto a la ubicación del almacén. Esas consideraciones son financieras, ambientales, políticas, gubernamentales, entre otras. En esta oportunidad sólo haré énfasis en las consideraciones financieras sin querer decir por ello que las demás consideraciones son de menor importancia.

Consideraciones Financieras

Sin duda una de las consideraciones mas importantes es: ¿Rentar o Comprar la propiedad? En caso de existir locación disponible y lista para ser utilizada, rentar puede ser la mejor opción al menos en el corto plazo dada la facilidad de tener espacio de almacenamiento de forma inmediata sin la necesidad de realizar inversiones de capital (Capex). Sin embargo, la opción de adquisición del inmueble puede ser viable dado los menores costos a largo plazo, control y flexibilidad. Este análisis también debe ir de la mano de consideraciones sobre el costo de capital, riesgo país, etc.

Costos de Mano de Obra Calificada & Disponibilidad

Más allá de los costos de mano de obra que suelen ser similares entre una región u otra, el factor mas importante es la disponibilidad de recursos humanos capacitados para la operación del almacén y/o centro de distribución. Operaciones logísticas complejas necesitaran de profesionistas mejor capacitados y con mayor experticia que una operación más sencilla.

Costos de Transporte

Cuando pensamos en la mejor ubicación para nuestro almacén o centro de distribución definitivamente los costos de transporte (inbound y outbound) son una de las variables mas importantes para analizar en conjunto con las opciones de transporte disponibles en la localidad: terrestre, ferroviario, acceso a vías marítimas, etc.

La ubicación de la cadena de proveedores y de los canales de distribución para el producto terminado tienen un peso especifico importante en la decisión. Algunas organizaciones pueden determinar como mejor opción ubicar el almacén o CEDIS fuera del área metropolitana dados los menores costos de propiedad (renta o adquisición) sin considerar los costos posteriores de transportar el producto terminado nuevamente a la ciudad donde se encuentran sus canales de distribución.

 

Métodos de Modelaje

 

Método de Carga x Distancia de Krajewski

El método de Krajewski se basa en la comparación de indicadores entre las diversas localidades a ser suplidas según sea el volumen de carga. En otras palabras, se trata de escoger la ubicación geográfica cuyo índice sea el menor.

La formula para el método de Krajewski es la siguiente:

Donde,

ld= Índice Carga x Distancia

li= Carga de la locación i

di= Distancia a la locación i

En la adopción de este modelo existen diversas consideraciones y factores mencionados anteriormente que no son tomados en cuenta, por tanto, para mayor validez del modelo es necesario considerar que el resto de los factores no tomados en cuenta sean similares en cada una de las locaciones evaluadas en el modelo.

Método del Centro de Gravedad

Es uno de los métodos mas comunes para la localización geográfica de un almacén o CEDIS y es una versión mas adaptada a la de los índices de Krajewski pues además de considerar las ubicaciones de los puntos de envío, incluye distancias y volúmenes. Cabe resaltar que el método del centro de gravedad en su versión mas sencilla asume que los costos de transporte inbound y outbound son prácticamente idénticos.

Su formulación es la siguiente:

Donde,

X = Coordenada x para locación optima

Y = Coordenada y para locación optima

li = Carga de cada locación

xi = Coordenada x para punto de suministro

yi = Coordenada y para punto de suministro

 

Para poder trabajar con este modelo debemos:

1. Convertir las direcciones de envío en latitudes y longitudes
2. Convertir los minutos y segundos en valores decimales
3. Convertir los grados en radianes
4. Extrapolar los resultados
5. Convertir los radianes en grados

 

En conclusión, el proceso de selección de la mejor ubicación geográfica puede ser complicado y por ello la necesidad de realizar modelaciones con diferentes métodos en conjunto con un análisis detallado de las condiciones y características de cada uno de los candidatos.

 

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